電子帳簿保存法への対応

Intakeは、受け取った請求書・領収書などの国税関係書類を、電子帳簿保存法(以下「電帳法」)の保存要件に沿って保存するための機能を備えています。保存の義務を負うのは、Intakeを利用する事業者(以下「利用者」)です。要件の一部は利用者の運用で満たします。このページは、Intakeの機能と利用者の運用を分けて説明する操作説明書を兼ねています。

1. 書類の区分

ファイルとしてアップロードした書類は、紙をスキャンしたものかデータで受け取ったものかを Intake では判断できないため「未確認」になります。書類の詳細画面で区分を選んでください(選んだ記録は残ります)。

2. 真実性の確保(Intakeの機能)

• 取り込んだ原本のファイルは上書きしません。原本ごとに SHA-256(ハッシュ値)と保存日時を記録し、アプリケーションからは書き換えられない仕組みにしています。
• 読み取った項目・書類の種類・受領日・伝票番号を人が訂正すると、訂正前と訂正後の値、日時、訂正した人を記録します。記録は書き換えられず、書類の詳細画面ですべて確認できます。
• 書類を「削除」すると、一覧からは消えますが、原本と記録は残ります(論理削除)。削除には理由の入力が必要で、削除した書類も「保存書類の検索」で探せます。
• 保存日時は、時刻を同期したサーバーで記録します。さらに毎日、その日に保存した全書類の「書類ID・原本のハッシュ値・保存日時」から計算した値を前日の値とつないで記録し(ハッシュの連鎖)、主たるデータベースとは別の保存先にも保管しています。書き出したデータから、利用者自身で検証できます。

メールの転送や、メール以外の方法(Web からのダウンロードなど)で受け取ってから取り込む電子取引データは、受け取り(授受)がIntakeの外で行われます。そのため、タイムスタンプなどほかの方法で真実性を確保しない場合は、利用者が「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」を定め、そのとおりに運用する必要があります(施行規則4条1項4号。下のひな形)。

3. 可視性の確保(検索)

• 「保存書類の検索」で、取引年月日・取引金額・取引先を条件に検索できます。日付と金額は範囲で指定でき、条件は組み合わせられます。金額のない書類、削除した書類も探せます。
• 取引年月日・取引金額・取引先は、読み取った項目から自動で設定します。読み取りが違うときは、項目を訂正すると検索の値も変わります(訂正は記録に残ります)。
• 検索結果は CSV でダウンロードできます。税務職員から求められたときに提出できます。
• 帳簿との関連付けのため、書類ごとに伝票番号を入力でき、伝票番号でも検索できます。

4. スキャナ保存の確認

• 解像度: 200dpi 以上という要件は、実際の書類の大きさと画素数で判断します。Intake は書類の実際の大きさを知らないため、書類の種類ごとの一般的な大きさ(請求書などは A4、レシート・名刺は小さめ)を仮定し、画像全体の画素数から「目安」を表示します(A4 なら 1,654×2,338 画素以上)。目安は適合の判定ではありません。実際の大きさと、余白を除いた書類の部分の画素数を確かめてください。動画から切り出した画像は解像度が足りないことが多いため、スキャナ保存の書類は写真で撮影してください。
• 入力期限: 受領日から保存までが、おおむね7営業日以内かを表示します(祝日は数えていません)。受領日は書類の詳細画面で入力できます。期限を過ぎた書類は、紙の原本も保存してください。
• 階調: 撮影した画像はカラーのまま保存します(請求書・領収書などの重要書類は 24bit カラーが必要です)。

5. 利用者の運用で満たすもの

• 事務処理規程の制定と運用(電子取引の真実性をほかの方法で確保しない場合は必須。業務処理サイクル方式でスキャナ保存する場合も必要)
• 紙を受け取ってから期限内の取り込み
• 保存場所への見読装置の備付け(14インチ以上のカラーディスプレイ・カラープリンタ)と、このページの備付け
• 重要書類について、仕訳に伝票番号を入れて書類と帳簿を関連付けること
• 保存期間(原則7年、欠損金がある事業年度は10年)が終わるまでの保存。Intakeを解約したあとも保存を続ける場合は、「保存プラン」(月額・閲覧と検索と書き出しのみ)に申し込んでください。保存プランを使わない場合は、解約の前に「データの書き出し」で原本・検索用の一覧・訂正の記録・ハッシュの連鎖を保存してください。その場合、解約から30日後にIntake上のデータは削除されます

6. 事務処理規程のひな形(電子取引)

国税庁が公表しているサンプルを参考にした、Intakeを使う場合のひな形です。会社の実情に合わせて書き換えてお使いください。

1. (目的)この規程は、電子取引により授受した取引情報を適正に保存するため、その訂正及び削除の防止に関する事項を定める。
2. (適用範囲)この規程は、当社の役員及び従業員が行う電子取引に適用する。
3. (管理責任者)電子取引データの管理責任者は ______ とし、処理責任者は ______ とする。
4. (保存)電子取引により受け取った取引情報は、受け取った日から ______ 営業日以内に、Intake に取り込んで保存する。
5. (訂正削除の原則禁止)保存した取引情報の訂正及び削除は、原則として行わない。
6. (訂正削除を行う場合)業務上やむを得ない理由で訂正又は削除する場合は、処理責任者が、訂正削除の日付・理由・内容・処理担当者を記載した申請書(様式自由)を管理責任者に提出し、承認を得たうえで行う。Intake が自動で記録する訂正前後の値・日時・訂正者、及び削除の理由と、上記の申請書を、当該取引情報の保存期間が満了するまで保存する。
7. (保存期間)取引情報は、法令に定める期間保存する。Intake の利用を終了する場合は、終了前にデータを書き出し、保存を継続する。
8. (施行)この規程は、______ 年 ____ 月 ____ 日から施行する。

このページは法令の解釈を保証するものではありません。運用にあたっては、税理士などの専門家にご確認ください。